Mit dem Einsatz des SharePoint Servers verlagert sich automatisch die Datenhaltung vom Fileserver weg zum SharePoint Server. Dies hat zur Folge, dass die im SharePoint Server befindlichen Datenmengen rapide ansteigen und somit das Bedürfnis für die Entlastung dieser Systeme und deren Ressourcen steigt.
Die SharePoint Archivierung von Arcplace ermöglicht es, die SharePoint Daten effizient, aufgrund vordefinierter Richtlichtlinien zu archivieren, wobei die Zugänglichkeit und Verfügbarkeit dieser Daten für die Benutzer transparent bleibt.
Im Weiteren können auch Papierdokumente einfach eingescannt, digitalisiert und in den SharePoint Server integriert und danach archiviert werden.
Hauptmerkmale der SharePoint Archivierung:
- Auslagern von Daten in das Archiv
Die Dateien können automatisch aus einem SharePoint Server ausgelagert und durch Verknüpfungen, welche zu den archivierten Dateien führen, ersetzt werden.
- Einfacher Zugang zu den archivierten Daten
Die Benutzer können die archivierten Daten über die gewohnte SharePoint Portal Oberfläche abrufen.
- Daten automatisch archivieren
Die Archivierungsvorschriften können individuell konfiguriert werden, z.B. nach Dateigrösse, Datentyp oder Alter.
- Status- und Versionsabhängige Archivierung
SharePoint Daten können aufgrund des Projektstatus oder der Version archiviert werden, wobei die Versionierung erhalten bleibt.
- Umfassende Suche
Die Benutzer können komplexe Suchanfragen erstellen und leistungsfähige Suchvorgänge über alle archivierten Daten durchführen.
- Single Instance Archivierung
Kopien von Daten werden eliminiert.
- Langzeit-Zugriff
Von der Infrastruktur des Archivierungssystems durchgeführte automatische Lesbarkeitsprüfungen und die Umwandlung der Inhalte in standardisierte Formate garantieren die Langzeitlesbarkeit.
- Audit
Der Administrator kann einfach die Protokolldateien durchsehen, in welchen die Aktivitäten im Archiv, einschliesslich den Informationen wer wann welche Files angesehen oder geändert hat, festgehalten sind.
