Es gibt drei Gründe für Arbeitgeber für eine saubere Verwaltung der Personaldossiers. Der erste ist, dass es einfach Sinn macht, möglichst genaue Informationen schnell zur Hand zu haben, wenn sie benötigt werden. Der zweite ist, dass die meisten Unternehmen früher oder später Unterlagen über die Leistungen oder die Tätigkeiten eines Mitarbeiters zusammenstellen müssen. Der dritte Grund: Gewisse Unterlagen sind von den Behörden vorgegeben und müssen aufbewahrt werden.
Ein typisches Personaldossier beinhaltet Dokumente wie: Anstellungsunterlagen, CV, Leistungsbewertung, Trainings- und Entwicklungsprogramme, Entschädigungen und Jobbeschreibung. Die elektronische und zentrale Verwaltung aller Unterlagen in einem einzigen System bringt signifikante Vorteile in Bezug auf die Effizienz beim Finden von Unterlagen, die Anforderungen an den Archivplatz und die Sicherheit.
Die Personaldossierverwaltung von Arcplace verwendet die neusten Scanning-, Information Management- und Archivierungstechnologien, um bedienerfreundliche und leistungsfähige Lösungen anzubieten, welche die Bedürfnisse der Personalabteilungen abdecken.
Hauptmerkmale der Personaldossierverwaltungslösung von Arcplace:
- Abnahme der Zeit, welche für den Zugriff auf Personaldaten benötigt wird
- Signifikante Platzeinsparungen, da die Dokumente nicht mehr in Papierform abgelegt werden müssen.
- Eine Plattform für die Verwaltung und Archivierung aller Dokumenttypen (Papier und elektronisch)
- Automatische Erstellung von Indexdaten (z.B. Volltext Index)
- Kann einfach an spezifische Kundenbedürfnisse angepasst werden
- Strenge Zugriffskontrolle und sichere Ablage
- Konform mit relevanten Gesetzen und Vorschriften
- Verbesserung des Riskmanagements durch die Aufbewahrung einer Anzahl von Kopien der archivierten Dokumente
