In den meisten Organisationen wird es immer schwieriger, den Anforderungen, Emails zu speichern, gerecht zu werden, weil sich folgende Komponenten meist gleichzeitig verändern:
- Steigende Anzahl von Email-Benutzern
- Zunehmende Grösse der Email-Nachrichten
- Zunehmendes Volumen der Email-Nachrichten pro Benutzer
- Gesetzliche und betriebliche Vorschriften, welche die Organisationen dazu zwingen, die Emails für längere Zeiträume aufzubewahren
Die Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Strategien einzuführen, welche das Wachstum der Menge von Emails einschränken und den Vorschriften und der Politik zur Aufbewahrung von Emails gerecht werden. Dabei muss die durch die Emails eingebrachte Produktivitätssteigerung jedoch erhalten bleiben. Um diese Herausforderungen anzugehen, bietet Arcplace Email Archivierungslösungen, welche aus Archivierungsapplikationen und Langzeitspeicher bestehen.
Abhängig vom eingesetzten Email System (z.B. Microsoft Exchange oder Lotus Notes), den spezifischen Email Archivierungsanforderungen, der Kundeninfrastruktur und der Strategie, unterstützt Arcplace die Kunden beim Design und der Inbetriebnahme der optimalen Email Archivierungslösung.
Hauptmerkmale der Email Archivierungslösung von Arcplace sind:
- Eingliederung in bestehende Email-Clients
Die Lösung zur Email Archivierung fügt sich vollkommen in die Email-Benutzeroberflächen ein und erlaubt eine schnelle und problemlose Einführung.
- Emails manuell archivieren
Die Benutzer können selektiv einzelne Emails oder ganze Email-Ordner archivieren.
- Emails automatisch archivieren
Der Administrator kann Archivierungsvorschriften konfigurieren, z.B. nach Grösse, Alter der Mails oder der Mailboxgrösse.
- Email Journaling
Alle Emails werden automatisch auf einem nicht löschbaren Speicher, während der durch Vorschriften oder Richtlinien vorgegebenen Dauer, archiviert.
- Eliminieren von PST/NSF-Dateien
Inhalte von PST/NSF-Dateien werden automatisch erfasst und archiviert.
- Sofortiger Zugriff auf archivierte Emails
Archivierte Emails können mit einem einzigen Klick aufgerufen werden. Der Abruf aus dem Archiv ist für den Endbenutzer transparent. Die Benutzer können die Emails bearbeiten, weiterleiten, in andere Ordner speichern oder wieder auf den Mailserver laden.
- Umfassende Suche
Die Benutzer können komplexe Suchanfragen erstellen und leistungsfähige Suchvorgänge in allen archivierten Emails ausführen.
- Single Instance Archivierung
Kopien von Emails werden eliminiert.
- Langzeit-Zugriff
Von der Infrastruktur des Archivierungssystems durchgeführte automatische Lesbarkeitsprüfungen und die Umwandlung der Inhalte in standardisierte Formate garantieren die Langzeitlesbarkeit.
- Audit
Der Administrator kann einfach die Protokolldateien durchsehen, in welchen die Aktivitäten im Archiv, einschliesslich den Informationen wer wann welche Emails angesehen oder geändert hat, festgehalten sind.
