Die wahre Herausforderung beim Informationsmanagement und der Archivierung ist die Integration von verschiedenen Technologien, um eine Lösung zu erhalten, welche einfach eingesetzt werden kann und die gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen erfüllt. Die Arcplace Berater vereinen umfassendes IT- und Prozesswissen mit langjähriger Projekterfahrung und können Sie durch alle Phasen Ihres Projektes begleiten.
Die Projektteams von Arcplace implementieren Standard- und kundenspezifische Lösungen. Die Implementierungsphase beinhaltet Anpassungen, Installation und Integration in die bestehende Umgebung wie auch Abnahmetests, die Begleitung bei der Inbetriebnahme und Schulung.
Arcplace führt Projekte mittels Projekt-, Change Management und Reporting von der Planungsphase bis zur erfolgreichen Implementierung, was Ihre Projektrisiken minimiert. Regelmässige, im Voraus geplante Schulungen runden die erfolgreiche Einführung der Lösung ab.
Unser qualifiziertes und professionelles Support Team garantiert den reibungslosen Betrieb Ihres Systems und die sofortige Behandlung Ihrer Anfragen..
Arcplace hat Beratungsmodule für die unterschiedlichen Phasen eines Informationsmanagement- und Archivierungsprojektes entwickelt.
Anforderungsanalyse
Ein wichtiger Faktor bei der Implementierung einer Informationsmanagement- oder Archivierungslösung stellt die detaillierte Analyse aller relevanten Anforderungen dar, welche die Konzeption und den Betrieb der Lösung beeinflussen. Wird dies am Anfang des Projektes gemacht, kann gewährleistet werden, dass die implementierte Lösung die Anforderungen aller Betroffenen erfüllt.
Arcplace kann Unternehmen bei der Konsolidierung folgender Anforderungen unterstützen:
- Gesetzliche und regulatorische Anforderungen
- Corporate Governance Anforderungen
- Industriestandards
- Geschäftsanforderungen
- Best practices
Da gewisse Anforderungen unternehmensspezifisch sind, empfiehlt Arcplace, diesen Punkt gemeinsam zu erarbeiten. Für die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen verfügt Arcplace nicht nur über die eigenen Erfahrungen, sondern kann auch auf Spezialisten in den Bereichen Compliance, Revision und Recht zurückgreifen.
ECM / ILM-Strategie
Bevor ein Informationsmanagement- oder Archivierungsprojekt gestartet wird, sollte eine Unternehmenstrategie für die Bereiche Content Management und Information Lifecycle definiert werden. Arcplace empfiehlt, diese Strategie anhand der Enterprise Content Management (ECM) und Information Lifecycle Management (ILM) Modelle zu machen.
Das ECM-Modell deckt alle Prozesse und Technologien im Zusammenhang mit dem Management der Erfassung, Speicherung, Sicherheit, Revision, Verteilung, Aufbewahrung und Zerstörung von Dokumenten und Inhalten ab. Das ECM-Modell ist vor allem für die Bestimmung der Applikationen, welche für die Erfüllung der Informationsmanagement- und Archivierungsanforderungen im Unternehmen benötigt werden, nützlich.
Der Fokus des ILM-Modell liegt auf den Regeln, Prozessen, Services und Werkzeugen, welche eingesetzt werden, um die Informationen während dem gesamten Lebenszyklus anhand ihres Wertes auf den entsprechenden Medien aufzubewahren. Das ILM-Modell ist hilfreich bei der Einführung einer abgestuften Speicherlösung.
Definition der Archivierungsrichtlinie
Arcplace kann Sie bei der Definition einer Archivierungsrichtlinie unterstützen. Die Archivierungsrichtlinie enthält Informationen wie:
- Welche Geschäftsunterlagen müssen archiviert werden (Kategorien)
- Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden
- Wer sollte Zugriff zu die Unterlagen haben
- Wie schnell müssen die Unterlagen verfügbar sein
Die Archivierungsrichtlinie stellt ein Schlüsseldokument bei der Wahl der entsprechenden Archivierungslösung und deren Dimensionierung und Konfiguration dar. Die Archivierungsrichtlinie ist ebenfalls nützlich für interne und externe Revisionen.
Lösungsdesign
Abhängig von ihren Präferenzen, kann Sie Arcplace beim Einführen einer Arcplace Lösung oder beim Design und der Produktevaluation einer spezifischen Lösung unterstützen. Wenn Sie sich für eine Arcplace Lösung entscheiden, werden folgende Arbeiten ausgeführt:
- Konzeption der Architektur
- Dimensionierung des Systems
- Definition der Konfigurationsparameter
- Integration in die existierende Umgebung
- Integration der Betriebsprozesse
Wenn Sie sich für eine spezifische Lösung entscheiden, kann Arcplace ein Konzept mit entsprechendem RFP entwickeln. Dies erlaubt Ihnen, die passende Infrastruktur für Ihre Anforderungen zu finden.
ROI-Analyse
Die Berechnung des ROI (Return on Investment) ist ein wichtiges Element bei der Einführung einer neuen Lösung. Arcplace kann Sie, durch die Erfahrung in den Bereichen Informationsmanagement und Archivierung, darin unterstützen.
Die ROI-Analyse enthält Aspekte wie:
- Analyse der Personalkosten
- Analyse der Speicherinfrastruktur Kosten
- Analyse der Kosten bei non-compliance
Mittels den Resultaten der ROI-Analyse lässt sich einfach aufzeigen, dass sich die Umsetzung der gewählten Lösung auch vom ökonomischen Standpunkt aus aufdrängt.
