Vermeiden Sie Bänder. Behalten Sie archivierte Daten online.
Im Laufe der Zeit sind die Archive so etwas wie eine Sammlung von Bändern, auf denen Backups gespeichert sind, geworden. Die Unzulänglichkeiten des Speicherns auf Bändern wird jedoch erst deutlich, wenn jemand Zugriff auf eine Akte haben muss, welche schon einige Zeit offline ist. Der Prozess der Wiederherstellung eines Dokumentes, das auf einem Band gespeichert ist (vor allem bei einer externen Aufbewahrung) kann sehr mühsam sein. Dazu kommt noch die Zeit, die es braucht, das richtige Band zu finden und wieder die Originalumgebung herzustellen. Bei Bändern ist es nicht unüblich, dass sie beschädigt sind oder Fehler enthalten.
Die einfachste und effizienteste Methode, um kontinuierlich Zugriff auf digitale Aufzeichnungen für einen langen Zeitraum zu haben ist, die Daten online zu behalten. Online-Daten sind leichter zu verfolgen, einfacher zu überprüfen, schneller zu indexieren und weniger schwerfällig bei der Übermittlung als auf Band gespeicherte Dateien. Am wichtigsten ist, dass es heute Technologien gibt, um zuverlässige, brauchbare und praktisch unbegrenzte Online-Archive zu erstellen.
Lagern Sie die archivierten Daten aus.
Archivierte Daten müssen an einem sicheren Ort, wo sie vor Beschädigungen auf Betriebsebene sicher sind, gespeichert werden. Das Übertragen der Daten zu einem separaten, externen Ort verringert das Risiko und schützt vor Datenverlust, z.B. wenn der physikalische Standort des Unternehmens durch Feuer, Wasser, oder Naturkatastrophen beschädigt wird. Zusatzlich müssen Duplikate von den archivierten Daten separat, an geografisch verschiedenen Standorten, gespeichert werden.
Bauen Sie Mechanismen ein, welche die Datenintegrität bewahren.
Um die Echtheit der archivierten Aufzeichnungen zu demonstrieren, ist es notwendig, nachzuweisen, dass die Aufzeichnungen nach der Eingabe in das Archivierungssystem nicht verändert wurden. Für die Online-Archivierung sollten alle Aufzeichnungen vor der Archivierung digital signiert werden und einen Zeitstempel bekommen. In Abhängigkeit von den Vorschriften muss dies entweder mit Hilfe einer Festplatte mit WORM-Eigenschaften erreicht oder vor der Übertragung der Daten in das Speichermedium durchgeführt werden.
Verwenden Sie langlebige Aufzeichnungsformate.
Um Zugänglichkeit und Reproduzierbarkeit der archivierten Geschäftsbelege zu garantieren, ist es ausschlaggebend, dass die Aufzeichnungen in Datenformate umgewandelt werden, welche langfristig kompatibel sind. Die am meisten verwendeten Formate für die elektronische Archivierung sind TIFF und PDF.
TIFF garantiert die Reproduzierbarkeit langfristig und hat eine bewährte Struktur. TIFF ist leicht zu erzeugen, aber kann nicht so leicht durchsucht werden. Für das PDF-Format hat die ISO ein neues Dateiformat definiert, das als PDF/A (ISO 19005-1) bekannt ist und am 28. September 2005 zugelassen wurde. Dieses neue Format bietet einen Mechanismus für die Darstellung elektronischer Dokumente in einer Art, welche ihr Erscheinungsbild über die Zeit bewahrt und dabei unabhängig ist von den Werkzeugen und Systemen, die für deren Erstellung, Speicherung oder Aufteilung verwendet wurden. Ausserdem sind die PDF/A-Dokumente vollkommen unabhängig und können leicht durchsucht werden.
Überprüfen Sie ständig die Daten, um die Lesbarkeit zu garantieren.
Die Lesbarkeit bezieht sich auf die Gültigkeit der Daten. Elektronische Archivierungslösungen müssen die Datenaufbewahrung sichern und daher muss es automatische Mechanismen geben, die absichern, dass das für die Archivierung verwendete Medium die Daten aufbewahrt und über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist lesbar bereitstellt.
