Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen ihre betrieblichen Unterlagen archivieren sollten:
- Reduzierung des Online-Speichers und Verkürzung des Backup-Prozesses
- Einhalten der relevanten Gesetze und Verordnungen
- Erstellen von Beweismaterial
- Einsatz von Archiven beim Knowledge Management
Reduzierung des Online-Speichers und Verkürzung des Backup-Prozesses
Das Verlagern von festen Inhalten aus der Produktionsumgebung in ein Online-Archiv bietet verschiedene Vorteile. Der Kapazitätsbedarf des Produktionssystems wird wesentlich reduziert. Backups werden kleiner, sodass die notwendige Zeit für Backups kürzer wird. Die Wiederherstellung betrifft weniger statischen Inhalt, sodass sie schneller und einfacher zu erledigen ist.
Einhalten der relevanten Gesetze und Verordnungen
In den vergangenen Jahren haben die Regierungen in der ganzen Welt verschiedene Vorschriften eingeführt, welche die Unternehmen für die Aufbewahrung und Verfügbarkeit von Informationen verantwortlich machen. Fristen für die Aufbewahrung sind z.B. 10 Jahre in der Schweiz und 7 Jahre in Nordamerika. In einigen Industriezweigen entwickelt sich die Gesetzgebung sogar dahin, dass die mittlere Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen bis zu 100 Jahren ansteigt. Die Folgen bei Nichteinhaltung sind unterschiedlich, aber die allgemein anerkannte Ansicht ist, dass die finanziellen und rechtlichen Strafen für die Nichteinhaltung immer härter werden.
In der Schweiz betrifft eine Anzahl von Gesetzen und Verordnungen das Thema der Archivierung mit präzisen Forderungen, welche sich darauf beziehen, was, wie lange und wie archiviert werden muss.
Die am meisten relevanten Gesetze der Schweiz sind:
- Obligationenrecht (OR)
- Mehrwertsteuergesetz (MwStG)
- Datenschutzgesetz (DSG)
Die am meisten relevanten Verordnungen der Schweiz sind:
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
- Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartments (EFD) über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (ElDI-V)
- Mehrwertsteuerverordnung (MwStGV)
International ist die wichtigste Gesetzgebung das Sarbanes-Oxley-Gesetz von 2002, mit welchem man beabsichtigt, die Aktionäre und die allgemeine Öffentlichkeit vor Buchhaltungsfehlern und betrügerischen Praktiken durch Unternehmen zu schützen. Das Gesetz wird von der Securities and Exchange Commission (SEC) angewendet, welche Fristen für die Einhaltung setzt und Vorschriften über Forderungen veröffentlicht. Sarbanes-Oxley ist keine festgesetzte Geschäftspraktik und legt nicht fest, wie ein Unternehmen Aufzeichnungen speichern sollte; es definiert vielmehr, welche Aufzeichnungen zu speichern sind und für wie lange.
In der Lage sein, Beweismaterial zu erstellen
Alle Unternehmen, egal welcher Industriezweig, können aufgefordert werden, Beweismaterial zu erstellen. Angemessen archivierte Daten können als Beweise intern oder extern dienen. Zu den Situationen, bei denen archivierte Daten sehr nützlich sein können, gehören Haftpflichtfälle. Der Nachweis aus archivierten Daten kann zusätzlich gegenüber Lieferanten, Kunden, Auditoren oder den Behörden hilfreich sein.
Einsatz von Archiven beim Knowledge Management
Im Jahre 2005 berichtete die Enterprise Strategy Group (ESG), dass sich ungefähr 75% des geistigen Eigentums der Unternehmen in den Emails und ihren Attachments befinden, die über das Email-System verschickt werden. Durch Addieren anderer digitaler Unterlagen, wie z.B. Büroakten oder elektronischen Dokumenten werden beinahe 100% erreicht. Korrekte Archivierung der Daten ist folglich ein Muss für das Knowledge Management.
