Die automatische Postverarbeitung kann die eingehende Post automatisch identifizieren und zur entsprechenden Abteilung oder Person weiterleiten. Die Lösung erlaubt die Verwaltung von allen Dokumententypen (z.b. Rechnungen, Verträge, Rapporte und allgemeine Korrespondenz) in unterschiedlichen Formaten. Durch die nahtlose Integration der Lösung in die existierenden Email oder back-end Systeme, kann eine zusätzliche Wertschöpfung erzielt werden.
Die Lösungen von Arcplace erlauben die Optimierung des gesamten Prozesses der Postverarbeitung:
- Post vorbereiten – Die Post wird anhand von Kriterien wie Briefgrösse, Art des Briefes oder Adresse sortiert. Diese Sortierung kann manuell oder automatisch durch den Einsatz von Sortiermaschinen, welche zum Beispiel die Adresse auslesen und die Brief dann entsprechend sortieren.
- Post öffnen – Bevor das Scanning starten kann, müssen die relevanten Briefe geöffnet und der Inhalt separiert werden (z.b. durch Barcode Kleber).
- Scanning und Erkennung – Papierdokumente werden mit einem professionellen Scanner gescannt. Capturing Software wird eingesetzt, um die Qualität der eingescannten Bilder zu verbessern. Damit werden auch schlechte Originale in annehmbare, für die Datenextraktion optimierte Bilder umgewandelt. Die Dokumente können dann klassifiziert und analysiert werden. Mittels leistungsfähigen Erkennungstechnologien (OCR/ICR) werden die benötigten Informationen aus den vordefinierten Feldern extrahiert.
- Validierung und Verteilung – Dokumententypen und extrahierte Daten können durch erfahrene Operator, durch Datenbankabfragen oder durch eine Kombination davon, überprüft werden. Die Bilder mit den dazugehörigen, extrahierten Werten werden dann an ein back-end System zur Verteilung via Email und zur elektornischen Archivierung weitergeleitet.
- Elektronische Archivierung – Authorisierte Personen können Such- und Wiederherstellungsoperationen in den archivierten Dokumenten durchführen. Die verschiedenen Dokumenttypen können zusätzlich mit einem Lebenszyklus versehen werden, welcher den Aufbewahrungsort und die Dauer bestimmt.
Hauptmerkmale der automatischen Postverarbeitungslösung von Arcplace:
- End-to-end Lösung mit führenden Hardware und Software Komponenten
- Erhöhung der Effizienz durch die Erfassung von kritischen Informationen direkt beim Eintritt in das Unternehmen
- Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität und Reduktion der Arbeitskosten – Mitarbeiter können sich auf wertsteigernde Arbeiten konzentrieren
- Verbesserter Kundenservice durch schnellere Verarbeitung und Antwortzeiten
- Archivierung der Dokumente in einem sicheren und sofort verfügbaren elektronischen Format
- Kann in bestehende back-end Applikationen integriert werden
- Kann einfach an spezifische Kundenbedürfnisse angepasst werden
