Es gibt eine Anzahl von guten Gründen für die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Papierdokumenten:
- Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität – Gemäss einer Gartner Studie verbringt ein typischer Mitarbeiter täglich 40 Minuten mit der Suche nach Dokumenten, welche für die Arbeit benötigt werden. Unter der Annahme, dass eine Dokument Scanning und Archivierungslösung diese Zeit um 25% (typischer Wert) reduziert, könnte ein Team von 20 Personen bis zu 67 Stunden pro Monat einsparen. Mit Kosten von 50 CHF pro Stunde ergibt dies ein Einsparungspotential von 3’350 CHF pro Monat.
- Reduktion des physischen Archivs – Rechnungen, Kunden oder Projektunterlagen, Korrespondenz, Verträge, Kaufaufträge oder andere Dokumente können eingescannt und konform mit den Archivierungsvorschriften elektronisch archiviert werden, was die benötigte Archivierungsfläche reduziert.
- Verbessertes Risikomanagement – Ein kürzlich erschienener Report hat aufgezeigt, dass die meisten Unternehmen, welche einen kompletten Datenverlust erlitten hatten, innerhalb eines Jahres aus dem Geschäft waren. Die meisten Unternehmen haben einen Backup ihrer elektronischen Daten. Dies gilt aber meistens nicht für die Papierdokumente. Dokument Scanning und Archivierung erlaubt den Unternehmen, Kopien der Dokumente im Büro oder ausserhalb zu führen. Mit der entsprechenden Archivierungslösung können diese im Falle eines Disasters innerhalb von Minuten aktiviert werden.
Durch den Einsatz von leistungsfähigen Scanning Stationen ist es möglich, selbst grösste Volumen von Papierdokumenten zu digitalisieren. In Verbindung mit den modernsten Bildbeabeitungs- und Erkennungsmethoden ist es weiter möglich, die Indexierung der meisten Dokumente zu automatisieren. Mit der Weiterleitung der eingescannten Bilder mit den erfassten Indexwerten an ein modernes Dokument Management System wird es möglich, leistungsfähige Such- und Wiederherstellungsoperationen durchzuführen und die Dokumente gemäss den Unternehmens- und gesetzlichen Vorschriften zu speichern.
Hauptmerkmale der Papierarchiv Digitalisierungslösung von Arcplace:
- End-to-end Lösung mit führenden Hardware- und Software-Komponenten
- Abnahme der benötigten Zeit, um auf ein Dokument zuzugreifen
- Signifikante Platzeinsparungen, da die Dokumente nicht mehr in Papierform abgelegt werden müssen.
- Verbesserung des Riskmanagements durch die Aufbewahrung einer Anzahl von Kopien der archivierten Dokumente
- Einsatz der neuesten Texterkennungs- und Bildaufbereitungstechnologien
- Kann in bestehende back-end Applikationen integriert werden
- Kann einfach an spezifische Kundenbedürfnisse angepasst werden
- Konform mit relevanten Gesetzen und Vorschriften
- Arcplace kann Sie mit Scanning Services und Mietgeräten unterstützen
