Die arbeitsintensive, papierbasierte Rechnungsverarbeitung beschäftigt die Kreditorenbuchhaltung seit Jahrzehnten. Die Kreditorenbuchhaltungsteams kämpfen, um die geschäftlichen Anforderungen an das Finanzreporting zu erfüllen. Die automatische Rechnungsverarbeitung von Arcplace hilft Ihnen, papierbasierte Rechnungen zu eliminieren, ein real-time Reporting zu erreichen und die Kontrolle zu verbessern.
Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung von Arcplace lässt sich der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisieren. Dies beinhaltet die Erfassung der Rechnungen, die Überprüfung, den Freigabe-Workflow und die Weiterleitung zur Zahlung. Einsparungen werden dadurch erreicht, dass die Unternehmen die Rechnungen nicht mehr länger manuell überprüfen, intern verteilen, in Papierarchiven suchen oder archivieren müssen. Durch die Integration der Lösung in Ihre existierende Infrastruktur, können Sie noch zusätzliche Wertschöpfung aus Ihren Investitionen erzielen.
Die Lösungen optimieren den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung:
- Erfassen der Daten – Einsatz der modernsten Bildbearbeitungs- und Erkennungstechnolgien (OCR/ICR) um alle wichtigen Rechnungsdaten zu erfassen und die elektronischen Unterlagen zu erstellen.
- Überprüfung und Freigabe - Rechnungen ohne Auftragsnummer werden automatisch anhand von mehrstufigen Workflows zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Diese können einfach angepasst werden, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
- Automatische Benachrichtigung durch Email – Die Benutzer werden bei allen Schritten im Freigabeprozess per Email benachrichtigt und können diesen über einen entsprechenden Link abschliessen. Die Benutzeroberfläche ist browserbasiert, einfach zu bedienen und benötigt keine Installation.
- Weiterleitung zur Zahlung – Nach der Freigabe werden die Rechnungen zum ERP System zur Zahlung weitergeleitet. Nach der Bezahlung können die Informationen zur Rechnung (z.B. Image, Auditlog, Transaktionsdaten) durch eine Verbindung mit dem Archiv direkt im ERP angeschaut werden.
- Archivierung der Rechnungsdaten – Rechnungen können gemäss den Unternehmens- oder gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Zusätzlich können die Rechnungen noch in den persönlichen Archiven der entsprechenden Mitarbeiter abgelegt werden.
Hauptmerkmale der automatischen Rechnungsverarbeitungslösung von Arcplace:
- End-to-end Lösung für die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen
- Eliminierung von repetitiven und zeitaufwändigen Tätigkeiten bei der Rechnungsverarbeitung
- Abnahme von Fehlern durch die Minimierung der manuellen Dateneingabe
- Beschleunigung der Rechnungsfreigabe
- Nahtlose Integration in existierende ERP- und Kreditorensysteme
- Archivierte Rechnungen können für einen Audit oder einen Gerichtsfall sofort wiederhergestellt werden.
- Signifikante Platzeinsparungen, da die Rechnungen nicht mehr in Papierform abgelegt werden müssen.
- Schneller return on investment (ROI)
- Kurze Einführungszeit durch schnelle Implementation und einfache Bedienbarkeit
