Die folgenden Fragen betreffend Dokumenten Management müssen die Unternehmen heute angehen:
- Speicherung – Wo werden die Dokumente aufbewahrt? Wieviel darf die Aufbewahrung kosten?
- Wiederherstellung – Wie können die Benutzer die benötigten Dokumente finden? Wieviel Zeit können Sie für die Suche aufwenden?
- Ablage – Wie organisieren wir unsere Dokumente? Wie stellen wir sicher, dass die Dokumente entsprechend abgelegt werden?
- Sicherheit – Wie schützen wir die Dokumente gegen Verlust, Fälschung und Zerstörung?
- Archivieren – Wie stellen wir sicher, dass die Dokumente auch in Zukunft lesbar sind?
- Aufbewahrung – Wie bestimmen wir, welche Dokumente aufbewahrt werden? Wie lange sollen diese aufbewahrt werden?
- Verteilung – Wie werden die Dokumente den entsprechenden Personen zur Verfügung gestellt?
- Workflow – Nach welchen Regeln sollen die Dokumente im Unternehmen weitergeleitet werden?
- Erstellung – Wie arbeiten die Personen bei der Erstellung von Dokumenten zusammen?
Das Dokument Management- und Archivierungssystem (DMS), welches von Arcplace angeboten wird, löst diese Fragen elegant. Arcplace hilft Ihnen beim Design und der Inbetriebnahme der optimalen Lösung abhängig von den genauen Anforderungen, der vorhandenen Infrastruktur und der Unternehmensstrategie.
Hauptmerkmale des Dokument Management- und Archivierungssystems:
- Erfassung und Indexierung - Dokumente können von beliebigen Applikationen erfasst und während oder nach der Erfassungsphase indexiert werden.
- Dokumentensuche und Wiederherstellung - Verschiedene Such- und Wiederherstellungsfunktionen wie Indexsuche, Volltextsuche oder Suche nach Dokumenttypen sind vorhanden.
- Dokumenten Vorschau – Die gespeicherten Dokumente können in einer Vorschau schnell dargestellt werden.
- Dokumenten Eigenschaften – Die Windows File Eigenschaften werden mit weiteren Angaben wie Indexen, Volltext, Versionen, History, Lebenszyklus und Zugangsrechten erweitert.
- Lebenszyklus – Automatische oder manuelle Archivierung der Dokumente für die Konformität mit internen und externen Anforderungen.
- Hierarchisches Speichermanagement – Dokumente können manuell oder automatisch auf das passende Speichermedium migriert werden, z.B. basierend auf dem aktuellen Status im Lebenszyklus.
- Sichere Archivierung – Digitale Signaturen und Zeitstempel erlauben die Identifikation von möglichen Manipulationen und gewährleisten die Konformität zu nationalen und internationalen Vorschriften.
- Audit Trail - Activity Logs zeichen die Zugriffe auf die archivierten Dokumente auf.
- Offene Schnittstellen – Dokumente können durch andere Applikationen erfasst, eingebunden, gesucht oder angezeigt werden.
